Varianta de tiparit Recomanda articolul

In momentul in care Primaria Newcastle a decis inlocuirea tuturor echipamentelor de birou - imprimante si copiatoare - obiectivul principal a fost reducerea costurilor. Primaria avea in dotare, in perioada respectiva, 2000 de imprimante de birou şi aproximativ 300 de ehipamente multifuncţionale, răspândite în aproape 160 de clădiri.

Finantare

Primaria Newcastle isi dorea reducerea costurilor şi simplificarea procesului de imprimare, iar Océ a gasit soluţia: a propus reducerea infrastructurii la doar 115 imprimante laser şi introducerea a 300 dispozitive multifuncţionale în mai multe locaţii strategice.

Efectul implementarii acestei solutii a fost reducerea costurilor concomitent cu sporirea numărului de angajati cu acces la sistemele de scanare, copiere şi imprimare color. Daca inainte exista o imprimanta in medie la trei angajati, în prezent exista o imprimanta la 18 salariati. Alte economii se vor face odata cu reducerea numarului sistemelor si in ceea ce priveste intretinerea si piesele de schimb. Decizia nu a fost insa bazată doar pe reducerea costurilor. Conceptul Océ de parteneriat a fost, de asemenea, foarte atractiv pentru echipa primariei : "Ideea de a lucra impreuna la gasirea solutiilor a fost un aspect extrem de important in acceptarea ofertei facuta de Oce’ spune Craig Logue, manager de proiect Primaria orasului Newcastle

Modul de lucru abordat de Oce, a permis comunicarea permanenta cu Primaria pentru a intelege exact ceea ce se doreste de la noua configuratie.’ Primaria Newcastle ne-a sprijinit foarte mult pe parcursul proiectului si in special in procesul de implementare a unui programului de transformare a autoritatii” spune Nick Langdale, Major Account Manager, Océ (Marea Britanie), sectorul public. “Oamenii care lucrează pe plan intern in cadrul organizatiei au adoptat o abordare specifică pentru schimbarea managementului, in scopul de a informa si de a interactiona cat mai mult cu putinta cu utilizatorii finali (personalul de exemplu)."

Soluţia propusa de Océ a fost conceputa pentru a oferi flexibilitate personalului, fara a compromite insa securitatea. Documentele nu vor putea fi tiparite pana cand nu se va introduce un cod PIN. Dar datorita conceptului ‘follow me’, specific Oce, un angajat poate introduce codul PIN si printa de la orice imprimanta din retea.

Desi instalarea a fost extrem de complexa, intregul proces s-a desfasurat fara probleme. Primele sisteme multifuncţionale instalate au fost cele din noua biblioteca emblematica pentru Newcastle, unde imprimarea documentelor este un serviciu oferit publicului larg. Cam in acelasi timp au fost instalate echipamente multifunctionale si in cele sase cladiri principale ale primariei. Restul unitatilor au fost instalate in cele 150 de cladiri satelit din jurul orasului. Apoi au fost identificati cei mai importanti utilizatori ai sistemelor de imprimare si instruiti, dupa care a urmat o serie de sesiuni de training pentru restul utilizatorilor.

Factorii determinanti care au facut ca parteneriatul sa functioneze bine au fost disponibilitatea primariei de a-si schimba modul de lucru in ceea ce priveste imprimarea si angajamentul Oce de a oferi cea mai buna solutie pentru nevoile organizatiei.